Documentation module «Suivi des contacts/échanges V3»

Le module « Suivi des contacts/échanges V3 » est conçu pour optimiser la gestion des interactions entre votre entreprise et vos tiers (prospects, clients, fournisseurs, etc.). Ce module permet d’assurer un suivi précis des contacts et échanges liés à vos activités commerciales, qu’il s’agisse de prospection, de gestion client, de suivi des impayés ou encore de service après-vente. La version 3 introduit plusieurs améliorations majeures pour faciliter l’utilisation, renforcer la collaboration entre vos équipes, et enrichir le suivi des interactions.

L’objectif principal du module « Suivi des contacts/échanges V3 » est d’offrir une solution complète et intuitive pour :

• • Centraliser les interactions : Enregistrer et retrouver facilement l’historique des échanges avec vos tiers pour garantir un suivi continu et qualitatif.

• • Améliorer la collaboration interne : Faciliter la communication entre les collaborateurs grâce à des notifications automatisées et des tâches assignables.

• • Renforcer la précision des suivis : Assurer que chaque échange est correctement lié à un tiers et, le cas échéant, aux contacts associés, tout en permettant de définir des statuts et des rappels pour chaque interaction.

Ajout rapide de contacts et d’échanges
Le module permet d’ajouter facilement un nouvel échange depuis presque toutes les pages de Dolibarr grâce à un bouton intégré ou un bouton flottant. Une fenêtre pop-up intuitive permet de renseigner les détails de l’échange, tels que :

• Le tiers concerné (un seul tiers peut être renseigné).
• Les contacts associés (plusieurs contacts possibles).
• La date de l’échange, les raisons, et d’autres informations clés.

✨ Nouveautés de la version 3 ✨

Création rapide de tiers et contacts

• Ajout simplifié d’un nouveau tiers grâce à un formulaire déroulant. Si un nouveau tiers est ajouté, les champs associés se mettent à jour automatiquement.
• Le contact peut désormais être créé directement depuis le formulaire.
• Plusieurs contacts peuvent être ajoutés à l’échange.

Notifications collaborateurs

• Envoi d’emails aux collaborateurs concernés pour partager les informations d’un échange.

Ajout et gestion des statuts

• Chaque échange peut désormais être directement associé à un statut (par défaut : « Clôturé »).

Création de tâches et d’événements

• Il est possible d’ajouter une tâche ou un événement directement depuis le formulaire d’échange. Ces deux éléments peuvent être enregistrés simultanément.

Validation obligatoire du tiers

• Un message d’erreur s’affiche si aucun tiers n’est renseigné lors de la création d’un échange. Cette contrainte garantit une gestion cohérente et complète des données.

Historique enrichi

• Les échanges sont désormais automatiquement liés à tous les contacts sélectionnés lors de la saisie, permettant un suivi plus précis.

Mise à jour depuis la fiche d’échange

• Les statuts et autres informations clés peuvent être modifiés directement depuis la fiche d’un échange.

Avant de commencer, vous devrez paramétrer le module : Menu Configuration > Modules > Suivi des contacts/échanges V3. Utilisez le picto Configuration

Choisir l’utilisateur qui a contacté le tiers : Il vous permet d’ajouter un champ « utilisateur » lorsque vous créez un échange. Si cette option n’est pas activée, le choix n’est pas possible et ce sera la personne qui crée l’échange qui sera enregistrée. Permet également de choisir l’utilisateur à qui attribuer la relance.

Ajouter un commentaire confidentiel à vos échanges : Sur le formulaire de vos échanges, un champ vous permet d’insérer un commentaire confidentiel visible par l’auteur et le groupe d’utilisateurs attribué.

Ajouter des collaborateurs à vos échanges : Il vous permet d’ajouter d’autres utilisateurs sur vos échanges/contacts.

Liste des modes de contact : Il vous permet de modifier la liste déroulante des modes de contact. Il vous suffit d’inscrire à la ligne l’ensemble des modes de contact utilisés dans votre entreprise.

Liste des produits : Indiquez ici les ID des produits souhaités, séparés par une virgule (exemple : 4,15,3,12)

Liste des objets : Il vous permet de modifier la liste déroulante des objets. Il vous suffit d’inscrire à la ligne l’ensemble des objets utilisés dans votre entreprise.

Affichage du bouton de création : Vous pouvez choisir l’affichage : soit un bouton intégré présent sur la plupart des fiches Dolibarr, soit un bouton flottant présent en tout temps sur Dolibarr. (Voir ci-dessous)

Masquer le bouton intégré de création d’échange : Sélectionnez les pages sur lesquels vous ne souhaitez pas voir apparaître le bouton d’échange.

Nombre de jours au-delà duquel un événement ne s’affiche plus dans le widget : Les 5 derniers événements passés s’affichent sur un widget sur la page d’accueil. En complétant ce champ, vous pourrez choisir d’afficher les événements passés, selon le nombre indiqué. Indiquez 3 dans le champ par exemple, pour voir les événements des 3 jours également. Si ce champ n’est pas rempli, aucune limite de jour ne pourra restreindre l’affichage de vos événements.

Réduire la taille des descriptions dans la liste de vos échanges : Cocher cette case vous permettra de limiter la taille visible des descriptions uniquement sur la liste de vos échanges.

Gestion des contacts volumineux : Activez la gestion des contacts volumineux lorsque vous avez plus de 8000 contacts

Le module vous permet d’ajouter des notifications sur les relances à effectuer. La personne concernée recevra alors un email, lui rappelant le contact à réaliser. Pour cela, le module « notifications » doit être activé et paramétré. Les tâches planifiées doivent également être activées et paramétrées.

Enfin, vous devrez activer, dans la configuration du module « Agenda » l’option dédiée :

Lorsque l’on clique sur le bouton dédié, une pop-up s’ouvre pour permettre de saisir les différents éléments du contact que l’on vient d’avoir avec le client, le prospect, le fournisseur. Les différents champs seront préremplis autant que possible.

Tiers : Sélectionnez le Tiers concerné par l’échange. Le bouton « + » vous permet d’afficher un formulaire pour créer un nouveau Tiers avec ses principales informations. (Un seul Tiers peut être renseigner, donc automatique le champ se grise pour laisser place à votre nouveau Tiers)

Contact/Adresse : Sélectionnez le contact concerné par l’échange. Le bouton « + » vous permet d’afficher un formulaire pour créer un nouveau contact avec ses principales informations. (Vous pouvez ajouter plusieurs contacts, cependant vous ne pouvez créer qu’un seul nouveau contact via ce formulaire)

Créé par : De base, le module n’affichera pas ce champ et enregistrera l’utilisateur ayant saisi les informations. Si cette option est activée dans la configuration du module, le champ apparaitra alors dans la pop-up pour vous permettre choisir l’utilisateur.

Mode de contact : Définissez le mode de contact de l’échange réalisé. (Vous pouvez personnaliser cette liste dans la configuration du module)

Elément concerné: Vous pouvez lier un élément concernant votre Tiers. (Devis, Facture, Commande etc..)

Collaborateurs : Sélectionnez le ou les collaborateurs concernés par cet échange.

Envoyer une notification pour prévenir le(s) collaborateur(s) : En cochant cette case, le(s) collaborateur(s) sélectionnés recevront une notification par email pour les informer de cet échange. (Attention ! Il faut que l’envoi de vos emails depuis Dolibarr soient configurés et que le(s) collaborateur(s) aient une adresse email définie dans leur fiche utilisateur). 

Le modèle d’email est personnalisable dans la partie « Outils » de votre Dolibarr, sous le nom « CONTACTRACKING_MAILINFO »

Objet : Sélectionnez l’objet de l’échange.

Commentaire : Rédigez les informations concernant votre échanges.

Etat : Définissez l’état de votre échange (Clôturé, En cours ou À traiter). Le statut de votre échange apparaitra dans la liste des échanges.

Commentaire confidentiel : Rédigez les informations que vous souhaitez garder confidentielles concernant votre échanges.

Partage confidentiel au groupe : Choisissez si vous souhaitez partager votre commentaire confidentiel à un groupe d’utilisateurs.

Vous avez désormais la possibilité d’ajouter une tâche à un projet en cours : 

Vous avez désormais la possibilité d’ajouter un événement en lien avec votre échange, vous pouvez également définir une notification de rappel automatique pour informer votre collaborateur selon la période définie : 

Vous pouvez à la fois créer une nouvelle tâche et un nouvel événement, les informations renseignées dans les formulaires ne disparaissent pas.

Sur les principales fiches de Dolibarr, vous retrouverez un historique de suivi des contacts/ échanges (avec le client, le fournisseur ou en lien avec la facture par exemple). Cet onglet permettra de retracer l’ensemble des échanges qui ont eu lieu en lien avec la fiche concerné (Tiers, facture, …) :

Un historique complet est également accessible (selon les droits) depuis le menu Tiers, puis « Tous les échanges ».

Vous pouvez accéder à la fiche détaillée d’un échange enregistré en cliquant sur son nom depuis la liste d’historique des échanges. Depuis cette fiche, vous pourrez consulter les détails de l’échange, le modifier, le supprimer ou actualiser son statut grâce aux boutons dédiés : 

Pour supprimer un échange, vous pouvez utiliser le bouton « Supprimer » sur sa fiche ou bien le sélectionner (un ou plusieurs) depuis la liste d’historique et utiliser le bouton d’action « Supprimer » en haut de la liste. Pour supprimer un échange, vous devez avoir les droits dédiés.

Vous avez la possibilité de faire afficher des Widgets sur la page d’accueil de votre Dolibarr. 

Pour cela, rendez-vous dans « Configuration » > « Widget » > Et activez les widgets que vous souhaitez faire afficher :

Vous avez la possibilité de faire afficher les derniers contacts/échanges créés et les prochains contacts à réaliser selon les événements que vous aurez enregistrés : 

Les droits utilisateurs sont à définir pour chaque utilisateur dans l’onglet « Permissions » de sa fiche :