Ce module « Restrictions utilisateurs – Blocages » permet de limiter les utilisateurs dans leurs actions sur Dolibarr : blocage des encours, restrictions d’action sur les fournisseurs, sur les clients, les devis, les factures, commandes, ….
Exemple : impossible de valider un devis ou une facture si le montant d’encours autorisé est dépassé, système d’approbation par le hiérarchique des commandes et/ou factures fournisseurs selon certaines conditions, limitation de la modification des remises clients aux seuls utilisateurs autorisés, ….
Le module permet de choisir, en admin, les restrictions/limitations/blocages que l’on souhaite activer parmi l’ensemble des possibles.
Côté « Blocage encours »
– Système d’alerte si l’encours client est atteint/dépassé
– Blocage facturation client si l’encours autorisé est dépassé
– Blocage création de devis et commande client si l’encours autorisé est dépassé
Côté « Fournisseurs »
-Blocage facturation fournisseur si aucun AR commande déposé dans la commande fournisseur (documents joints de la commande fournisseur)
– Blocage saisie règlement factures fournisseur si la copie de la facture n’a pas été déposée (documents joints de la facture fournisseur)
– Système de blocage de création de facture fournisseur non issues d’une commande avec la possibilité de « Demander l’approbation » à un approbateur défini
– Système de blocage de la validation/approbation de commande fournisseur avec la possibilité de « Demander l’approbation » par email à son supérieur hiérarchique
Côté « Clients »
– Limitation du choix des conditions de règlement d’un nouveau client
– Blocage de la modification des remises clients (fixe et relative)
– Limiter l’accès et/ou les actions sur les informations de paiement des clients (onglet dédié)
Côté « Projets »
– Restriction de la validation des documents si aucun projet n’est lié (devis, commande, facture clients)
Des droits permettent de surpasser les restrictions fixées pour les seuls utilisateurs autorisés. Par défaut, les restrictions s’appliquent à tous les utilisateurs.
Avant de commencer, vous devrez paramétrer le module : Menu Configuration > Modules > Restrictions utilisateurs – blocages. Utilisez le pictogramme Configuration au bout de la ligne.
Afficher un avertissement si l’encours est atteint (pas de blocage)
L’utilisateur verra un avertissement mais pourra réaliser toutes les actions souhaitées.
Bloquer la création de documents si l’encours est atteint
L’utilisateur ne pourra plus créer de devis/commandes/factures clients. Choisissez plus bas les documents concernés.
Bloquer la validation de documents si l’encours est atteint
L’utilisateur ne pourra plus valider de devis/commandes/factures clients (ceux-ci resteront en brouillon). Choisissez plus bas les documents concernés.
Appliquer le blocage sur les devis clients
Le type de blocage choisi plus haut (création ou validation) s’appliquera sur les devis.
Appliquer le blocage sur les commandes clients
Le type de blocage choisi plus haut (création ou validation) s’appliquera sur les commandes clients.
Appliquer le blocage sur les factures clients
Le type de blocage choisi plus haut (création ou validation) s’appliquera sur les factures clients.
Limite maximale encours par défaut (si non définie pour un Tiers)
Définissez ici le montant d’encours autorisé par défaut. C’est celui-ci qui s’appliquera si aucun encours n’est défini dans le Tiers.
Activer l’approbation par mail par le hiérarchique sur les commandes fournisseurs (à partir d’un certain montant)
Les utilisateurs non autorisés ne pourront pas valider/approuver des commandes fournisseurs. Un email sera envoyé au responsable hiérarchique (défini dans la fiche utilisateur) et celui-ci pourra, s’il souhaite, valider/approuver la commande fournisseur. Leur hiérarchique devra alors le faire.
Informer le demandeur (par mail) que sa commande fournisseur a été acceptée par son hiérarchique
Le demandeur recevra un email pour l’informer que la commande fournisseur a été approuvée.
Limite maximale des commandes fournisseurs par défaut
Limite maximale en TTC avant blocage. Au-delà de cette limite, l’utilisateur devra demander la validation à son hiérarchique.
Bloquer la création de la facture fournisseurs si aucun document n’est joint à la commande fournisseur (AR de commande)
Le bouton « créer facture » d’une commande fournisseur ne sera pas accessible s’il n’y a pas au minimum 2 documents joints.
Bloquer la saisie du règlement d’une facture fournisseurs si aucun document n’est joint à la facture (Copie de la facture fournisseur)
Le bouton « saisir règlement » d’une facture fournisseur ne sera pas accessible s’il n’y a pas au minimum 2 documents joints.
Activer le système d’approbation sur les factures fournisseurs qui ne sont pas issues d’une commande
Ce système déclenche l’apparition d’un bouton « Demander approbation » pour toutes les factures fournisseurs non issues d’une commande et dont le champ « approbateurs » est renseigné. Un mail sera envoyé à tous les approbateurs si le bouton est cliqué, leur permettant de valider la facture. NB : Un droit spécifique permet à certains utilisateurs de valider les factures dans n’importe quelles circonstances.
Liste des utilisateurs autorisés pour approuver les factures fournisseurs
Choisissez ici les utilisateurs qui pourront approuver les factures fournisseurs (cf plus haut). Il suffira ensuite d’indiquer dans chaque facture fournisseur concernée l’utilisateur qui devra valider (le choix se fera parmi la liste des utilisateurs précisés en admin).
Limiter l’accès aux informations de paiement des clients
L’utilisateur ne pourra pas accéder à l’onglet dédié de la fiche client ou sera limiter pour ajouter/modifier ou supprimer les informations de paiement des tiers.
Bloquer la création/modification de remises clients
L’utilisateur ne pourra pas modifier les remises (fixes et relatives) d’un client.
Limiter le choix des conditions de règlement des nouveaux clients (sur devis, commandes et factures)
Pour tout nouveau client (= client sans facture), le module impose les conditions de règlement choisies plus bas sur les devis et les commandes clients.
Conditions de règlement imposées aux nouveaux clients
Choisissez ici la/les conditions de règlement autorisée/s pour les nouveaux clients.
Bloquer la validation des documents si aucun projet n’est lié (sur devis, commandes et factures clients)
L’utilisateur ne pourra pas valider de devis/commandes/factures clients si aucun projet n’est lié.
Choisissez ici les catégories/tags que vous souhaitez bloquer en visualisant pour vos utilisateurs.
Vous devrez autoriser, dans les droits utilisateurs, la visualisation pour les utilisateurs autorisés.
Les droits utilisateurs sont à gérer pour chaque utilisateur dans l’onglet « Permissions » de sa fiche.
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