Documentation module « Relances factures impayées par Tiers automatiques »

Assurez automatiquement le suivi de vos factures impayées grâce à ce module Dolibarr. Créez facilement et rapidement des relances mails ou des courriers des relances factures impayées sur-mesure, avec 4 niveaux différents : du rappel avant échéance à la mise en demeure de payer. Le module prend en charge le multi langue.

Nouveau : les relances peuvent désormais être groupées par Tiers ! Un client qui a 3 factures impayées recevra automatiquement un seul email, récapitulant l’ensemble des factures impayées.

Ce module vous permet de créer des relances factures impayées de façon manuelle ou automatique. Cette documentation vous permet d’appréhender toutes les possibilités du module et son paramétrage.

Les emails de relance
Un email de relance est composé d’un texte type et de la facture concernée en pièce jointe. Le texte rappelle la facture, la date d’échéance, le montant dû, … Les textes sont différents selon le niveau de relance. Ceux-ci sont paramétrables.

Les niveaux de relance
Le module permet de réaliser des relances de factures selon 4 niveaux différents :
– Rappel avant échéance
– Relance simple
– Rappel suite à une première relance
– Mise en demeure

Il y a un rappel x jours avant l’échéance de la facture (nombre de jours paramétrable dans la configuration du module), puis les 3 niveaux de relance classiquement utilisés en entreprise, allant de la simple relance à une relance ferme et officielle. Que ce soit par courrier ou par mail, nous vous proposons des modèles pour ces 4 relances que vous pourrez changer dans le paramétrage du module.

Les factures impayées
Le module prend en compte, dans les factures à relancer, l’ensemble des factures validées qui ne sont pas marquée comme « payées ».

Les destinataires des relances
Le module utilisera par défaut les destinataires des relances mails dans l’ordre suivant :
– contact(s) « responsable suivi facture client » indiqué(s) sur la facture
– contact(s) « contact client facturation » indiqué(s) sur la facture
– contact(s) ayant par défaut le rôle « responsable suivi facture client » et « contact client facturation » indiqué(s) sur la fiche Tiers
– email de la société (du tiers)

Concrètement, s’il n’y a pas de responsable suivi facture client sur la facture à relancer, le module cherchera un contact « contact client facturation » et s’il n’y en as, il cherchera un contact ayant par défaut le rôle « responsable suivi facture client » et « contact client facturation » sur la fiche Tiers, …

Les commerciaux destinataires des copies de relances
Le module utilisera par défaut les emails dans l’ordre suivant :
– contact « responsable suivi relance facture » indiqué sur la facture
– commercial/commerciaux associés au Tiers
– utilisateur qui a créé la facture

Les courriers de relance
Un courrier de relance est composé d’une lettre type et de la facture concernée. La lettre rappelle la facture, la date d’échéance, le montant dû, … Les lettres sont différentes selon le niveau de relance. Celles-ci sont paramétrables.

Si vous souhaitez utiliser les fonctions automatiques, le module « Travaux planifiés » de Dolibarr doit être activé (Rendez-vous dans Menu Configuration > Modules). Les différents paramétrages afférents doivent être opérationnels (Tâche cron sur le serveur). Tâche cron créée par le module : invoicetracking / relance automatique factures.

L’option multi-langues n’est accessible que si votre Dolibarr est configuré en « interface multi-langue » (Configuration > Affichage > Activer l’interface multi-langue). Le module prend en compte la langue par défaut du tiers (indiqué dans la fiche tiers).

Un email doit être indiqué au niveau des fiches utilisateurs (dans le champ dédié des utilisateurs qui enverront des relances) ou dans le champ dédié en admin du module et l’envoi d’emails doit être configuré dans votre Dolibarr.

Si le mail ne comporte pas de sujet/objet et/ou de texte, l’email ne sera pas envoyé.

Avant de commencer, vous devrez paramétrer le module :
Menu Configuration > Modules > Relances factures impayées. Utilisez le pictogramme Configuration.
Onglet « Paramètres généraux »

Limite de recherche
Vous pouvez ici indiquer le nombre maximum de factures impayées qui s’affichent sur les listes de relance massive. Cela permet de limiter parfois le temps de chargement ou les erreurs selon votre installation de Dolibarr.

E-mail de l’expéditeur par défaut
Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir l’expéditeur des relances de facture en le précisant ici. Sans précision de votre part, l’expéditeur sera l’utilisateur qui crée les relances.

Traduire les PDF dans la langue du tiers
Cette option permet de traduire automatiquement les PDF (courriers de relance) automatiquement dans la langue du Tiers. Fonction uniquement pour les Dolibarr avec l’option multi-langue activée.

E-Mails en copie des relances (séparés par des virgules)
Indiquez ici le/les destinataires que vous souhaitez mettre en copie (Cc) des relances envoyés

Forcer la création/actualisation des factures PDF
Utilisez cette option si vous souhaitez qu’avant chaque relance (automatique ou non) le PDF de la facture soit regénéré. Par défaut, le module génère le PDF uniquement si celui n’existe pas sur le facture.

Générer des logs lors des relances automatiques
Système de génération de logs qui ne dépend pas des logs Dolibarr, mais de la relance automatique. Permet de tracer les actions faites lors d’une relance automatique, utile en cas d’erreur bloquante pour identifier la source du problème.

Onglet « Relances individuelles (par factures) »

Vous pourrez ici paramétrer vos différents choix et workflow concernant les relances unitaires : facture par facture.

Envoyer les relances automatiquement
Si vous souhaitez que vos rappels et relances soient automatiquement envoyés, vous devrez le choisir en activant l’option dans la configuration du module. Vous devrez faire le choix pour chaque niveau de relance (niveau 0 = rappel avant échéance).

Enregistrer une copie des relances
Vous pouvez enregistrer une copie des relances courriers envoyées aux clients. Une copie sera alors associée à la facture, dans les fichiers joints. Pour cela, il vous suffit d’activer l’option correspondante :

Envoyer une copie des relances au commercial
Vous pouvez envoyer une copie des relances mails envoyées aux clients à leur commercial attitré. Pour cela, il vous suffit d’activer l’option correspondante :

Délais d’envoi automatique des relances
Si vous avez choisi d’envoyer automatiquement les rappels et relances, vous devrez préciser le nombre de jours avant ou après échéance qui déclenchera l’envoi automatique. Vous devrez les saisir sous le format suivant : +10 days (pour + 10 jours) ou -5 days (pour – 5 jours). 
Par défaut les délais sont :
– Rappel avant échéance : 5 jours avant
– Relance 1 : +15j
– Relance 2 : +30j
– Relance 3 : +45j

Créer un évènement lors d’une relance sur le tiers concerné
Un évènement est créé dans les évènements liés au Tiers, pour un suivi rapide sur la fiche Tiers.

Ajouter les pdfs des factures en pièce jointe
Permet de choisir si vous souhaitez joindre les PDF des factures en pièce jointe, ou non.

Gérer les textes des relances (français et autres langues)
Si vous souhaitez modifier les textes par défaut des lettres et/ou des emails, rendez-vous dans la configuration du module (Menu Configuration > Modules). Vous verrez alors l’ensemble des textes que vous pourrez modifier comme vous le souhaitez. Vous disposez de champs automatiques que vous pouvez utiliser dans vos courriers et/ou emails.

Vous disposez de champs automatiques (variables) que vous pouvez utiliser dans vos courriers et/ou emails :
__REF_FACTURE__ = Référence de la facture
__DATE_FACTURE__ = Date de facturation
__DATE_ECHEANCE__ = Date d’échéance de la facture
__TOTAL_TTC__ = montant total TTC de la facture
__MONEY__ = monnaie utilisée dans la facture (en cas de multidevises)
__DETTE__ = montant restant à percevoir sur la facture
__MAJORATION__, __MAJORATIONTYPE__, __MAJORATION_TOTAL__, __FRAISSUP__ = si majoration activée
__RETARD__ = durée de retard (par rapport à la date d’échéance)
__SIGNATURE__ = la signature sera celle du commercial associé au Tiers (s’il y en a un) ou sinon de l’utilisateur ayant créé la facture. Dans le cas où il y aurait plusieurs commerciaux attitrés, le module sélectionnera un des commerciaux (le premier associé au Tiers).
__ONLINE_PAYMENT_URL__ = lien de paiement en ligne
__NAME__ et __FIRSTNAME__ = Nom et prénom du contact associé sur la facture – Le contact facturation doit être renseigné sur la facture.
__DIRECTDOWNLOAD_URL_INVOICE__ = Lien pour le téléchargement direct de la facture.

La variable __TOTAL_TTC__, si l’option multidevise est activée, calculera automatiquement le montant selon la devise associée au client et le taux de change indiqué.

Pour saisir les textes dans les autres langues, vous devrez utiliser la liste déroulante en-haut de la page et choisir la langue concernée (disponible uniquement si l’option multi-langue est activée Configuration > Affichage > Activer l’interface multi-langue).

Pénalités de retard
Vous pouvez définir des pénalités de retard pour votre facture. Vous choisissez ici le montant (en €/montant fixe ou en % du montant total) pour chaque niveau de relance. Les variables suivantes seront ainsi disponibles pour ajouter dans votre email ou courrier (le calcul des montants majorés se fait automatiquement) :

__MAJORATION__ le montant indiqué dans les paramétrages (en euros ou en %)

__MAJORATIONTYPE__ le type de majorations utilisés (% ou €)

__MAJORATION_TOTAL__ le montant total TTC à règle :la facture + la majoration 

Date de prochaine relance
Pour les relances créer manuellement (individuelle ou massives), vous pouvez choisir le nombre de jours par défaut pour la prochaine relance. De base, celui-ci est paramétré à +15 jours. Rendez-vous dans la configuration du module (Menu Configuration > Modules) et compléter le champ « Nombre de jours par défaut pour la prochaine relance » de la façon suivante : « + 15 days » pour 15 jours.

Onglet « Relances groupées (par tiers) »

Activer le mode de relance groupée par tiers
Activez ici la fonctionnalité permettant de regrouper les relances par Tiers.

Activer les relances automatiques
Permet d’automatiser l’envoi des relances de factures impayées

Ajouter le PDF des factures en pièce jointe
Permet de choisir si vous souhaitez joindre les PDF des factures en pièce jointe, ou non.

Créer un évènement lors d’une relance groupée sur le tiers concerné
Un évènement est créé dans les évènements liés au Tiers, pour un suivi rapide sur la fiche Tiers.

Afficher un lien de téléchargement pour toutes les factures dans le tableau récapitulatif
Ajoute un lien de téléchargement pour chaque facture

Délai entre 2 relances groupées pour un même tiers
Délai à partir duquel un tiers est relancé après sa dernière date de relance (relance groupée)

Délai à partir duquel une facture doit être relancée
Indiquez ici quand une facture doit être relancée : le délai (en nombre de jours) à partir de la date d’échéance de la facture. Vous devrez les saisir sous le format suivant : +10 days (pour + 10 jours) ou -5 days (pour – 5 jours).

Sujet de la relance groupée
Indiquez ici l’objet de l’email de relance groupée qui sera envoyé au client. Vous pouvez ici utiliser différentes variables de substitution (cf plus bas).

E-mail de la relance groupée
Un texte par défaut est défini, mais vous vous le personnalisez, le modifier. Vous disposez de champs automatiques que vous pouvez utiliser dans vos courriers et/ou emails.

Vous disposez de champs automatiques (variables) que vous pouvez dans l’objet et dans le contenu de l‘email :
__RECAP_FACTURES_IMPAYEES__ = Tableau reprenant les principales données de chaque facture impayée concernée par la relance
__RECAP_FACTURES_IMPAYEES_AUTRES__ = Tableau reprenant les principales données de chaque facture impayée concernée par la relance et incluant en plus les éventuelles autres factures en cours (même non en retard de paiement).
__MONTANT_TOTAL_FACTURES_TTC__ = Montant total TTC restant dû sur les factures concernées
__MONTANT_TOTAL_DU_FACTURES__= Montant total HT restant dû sur les factures concernées
__MONTANT_TOTAL_TTC_FACTURES_AUTRES__ = Montant total TTC des factures en cours (en retard de paiement ou non)
__MONTANT_TOTAL_TTC_DU_FACTURES_AUTRES__ = Montant total TTC restant dû des factures en cours (en retard de paiement ou non)
__NOMBRE_FACTURES_IMPAYEES__ = Nb total de factures impayées
__NOMBRE_FACTURES_IMPAYEES_AUTRES__ = = Nb total de factures en cours (en retard de paiement ou non)
__USER_SIGNATURE__ = Signature mail de l’utilisateur qui envoie la relance (fiche utilisateur)

La relance automatique ne se fait que par email. Prérequis obligatoires :
– Activation de la cron job
– les éléments en administration du module doivent être complétés
– un email destinataire doit être renseigné (soit au niveau de la facture, soit au niveau du Tiers : cf plus haut dans la documentation « les destinataires des relances »)

Pour cela, il vous suffit de paramétrer le module (cf la partie « Configuration » plus haut) en activant le mode de relance groupée par Tiers. Chaque jour, le module enverra automatiquement les relances à effectuer.

Option « Ne pas relancer automatiquement »
Sur chaque tiers, vous pourrez cocher l’option « Ne pas relancer le Tiers » afin que ce tiers soit exclu du système automatique.

Vous souhaitez relancer un Tiers qui a une ou plusieurs factures impayées. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Relance factures » de la fiche client puis utilisez le bouton « Relancer (relance groupée) ».

Après avoir cliqué sur le bouton, une pop-up vous précisera le nombre de factures concernées par la relance et vous n’aurez plus qu’à confirmer.

Le module propose une interface listant l’ensemble des clients à relancer (client ayant au moins une facture impayée).
Rendez-vous dans le menu « Facturation » puis « Relance massive (par tiers.)» (dans le menu « Relance factures »).

Vous arrivez sur la page de création de relance massive. C’est ici que vous choisissez les clients à relancer parmi la liste qui s’affiche, en cochant les lignes concernées.

Pour vous aider, de nombreuses informations à propos des factures impayées s’affichent :
– Les informations concernant les factures : la quantité de factures impayées, le montant total (HT et TTC), le montant déjà payé (TTC) et la date d’échéance la plus lointaine de l’ensemble des factures concernées
– La date de la dernière relance réalisée (s’il y a en a eu une)

Pour les clients que vous souhaitez relancer, vous devrez cocher la case au bout de la ligne. S’il n’y a pas d’email de référence pour le client, un symbole apparaitra, vous empêchant de le sélectionner.

Pour aller plus vite, vous pourrez utiliser « Tous emails » permettant de cocher automatiquement tous les clients à relancer. Lorsque vous avez terminé, il vous suffit d’utiliser le bouton « relance massive » pour envoyer toutes vos relances.

La relance automatique ne se fait que par email. Prérequis obligatoires :
– Activation de la cron job
– les éléments en administration du module doivent être complétés
– un email destinataire doit être renseigné (soit au niveau de la facture, soit au niveau du Tiers : cf plus haut dans la documentation « les destinataires des relances »)

Pour cela, il vous suffit de paramétrer le module (Configuration) en indiquant les types de relance à faire automatiquement, les délais et les textes des emails. Chaque jour, le module enverra automatiquement les relances à effectuer.

Option « Ne pas relancer automatiquement »
Sur chaque facture, vous pourrez cocher l’option « Ne pas relancer automatiquement » afin que cette facture soit exclue du système automatique.

À noter : pour les relances de niveau 2 et 3, la relance de niveau inférieur doit être réalisée afin de déclencher automatiquement la relance.

Vous souhaitez relancer une facture impayée. Pour cela, trois possibilités :
– Relancer une facture depuis la fiche facture
– Relancer une facture depuis la fiche client
– Relancer une facture depuis le menu « Relance facture » (dans « Compta/Treso » ou « Facturation » selon votre version de Dolibarr)

Accès depuis le menu « Relance factures »
Rendez-vous dans le menu « Facturation » puis « Relance factures ». Vous pouvez utiliser le lien « Nouvelle relance » dans le menu ou utilisez le bouton « Ajouter » sous le tableau récapitulatif des relances réalisées.

Accès depuis la fiche facture
Rendez-vous dans l’onglet « Relance » de votre fiche facture puis utilisez le bouton « Ajouter » sous le tableau récapitulant les relances déjà réalisées. En choisissant cette solution, la facture concernée sera déjà préremplie dans le formulaire de création d’une relance.

Accès depuis la fiche client
Rendez-vous dans l’onglet « Relance facture » de votre fiche client puis utilisez le bouton « Ajouter » sous le tableau récapitulant les relances déjà réalisées auprès de ce client. En choisissant cette solution, la liste déroulante des factures impayées dans le formulaire de création d’une relance ne contiendra que les factures du client concerné.

Créer la relance

Vous devrez simplement compléter les informations suivantes :
– Facture : à choisir dans la liste déroulante si celle-ci n’est pas déjà indiquée
– Note : commentaires sur la relance réalisée (exemple : « Ai appelé la comptable. Pas de réponse. Envoi relance simple ce jour »)
– Niveau de relance : choisissez le niveau de relance à faire
– Date de prochaine relance : Choisissez la date à laquelle il faudra relancer le client si la facture n’est pas encore payée
– Envoyer la relance par email : cochez la case si vous souhaitez que la relance se fasse par mail
Il vous suffit enfin de valider grâce au bouton « Ajouter ».

En cas de relance par courrier
Si vous avez choisi d’envoyer la relance par courrier (en ne cochant pas l’envoi par email), un fichier sera créé lorsque vous aurez ajouté la relance. Ce fichier est accessible sur la liste des relances réalisées : tableau du menu « Relance factures » dans « Compta/Tréso » (ou « Facturation ») ou dans l’onglet « Relance » de la fiche facture ou encore dans l’onglet « relance facture » de la fiche client.
Vous devrez alors cliquer sur le pdf en bout de ligne et l’imprimer.

En cas de relance par email

Si vous avez choisi d’envoyer la relance par email, celle-ci se fera automatiquement lorsque vous ajouterez la relance. Elle est envoyée à l’email de référence de l’entreprise ou au contact défini dans la facture comme contact « Responsable suivi relance facture ».

Si vous n’avez pas défini d’email pour un client, un message apparaitra vous précisant qu’il n’est pas possible de faire cette relance par mail, faute d’adresse email renseignée. Vous pourrez alors enregistrer un email et refaire votre relance ou bien créer la relance par courrier.

Rendez-vous dans le menu « Facturation » puis « Relance massive (indiv.)» (dans le menu « Relance factures »).

Vous arrivez sur la page de création de relance massive. C’est ici que vous choisissez les factures à relancer parmi la liste des factures impayées qui s’affichent, ainsi que le niveau de relance et le mode d’envoi (email ou courrier).

Pour vous aider, de nombreuses informations à propos des factures impayées s’affichent :
– Les informations concernant la facture : numéro, client, montant, date d’échéance et créance
– Les informations concernant la dernière relance réalisée (s’il y a en a eu une) : date de la dernière relance, niveau, commentaires, date prévue de prochaine relance

Pour chaque facture à relancer, un niveau de relance est sélectionné par défaut (que vous pouvez modifier grâce à la liste déroulante). Ce niveau présélectionné correspond au niveau supérieur à la dernière relance réalisée. Si aucune relance n’a été faite, ce sera alors le premier niveau qui sera
proposé à savoir relance simple.

Pour les factures que vous souhaitez relancer, vous devrez cocher « par courrier » ou « par email » (les deux dernières colonnes), selon le mode choisi. S’il n’y a pas d’email de référence pour le client, un symbole apparaitra, vous empêchant de sélectionner ce mode de relance.

Pour aller plus vite, vous pourrez utiliser « Tous courriers » ou « tous emails » permettant de cocher automatiquement toutes les factures à relancer avec ce mode de relance.

Lorsque vous avez terminé, il vous suffit d’utiliser le bouton « relance massive » pour créer toutes vos relances de factures.

En cas de relance par courrier
Si vous avez choisi d’envoyer des relance par courrier, un fichier sera créé, regroupant l’ensemble des relances (un courrier et la facture pour chaque relance facture). Ce fichier est accessible sur la liste des relances réalisées : tableau du menu « Relance facture » dans « Compta/Tréso » ou dans l’onglet « Relance » de la fiche facture ou encore dans l’onglet « relance facture » de la fiche client. Vous devrez alors cliquer sur le PDF en bout de ligne et l’imprimer.

En cas de relance par email
Si vous avez choisi d’envoyer des relances par email, celles-ci se feront automatiquement lorsque vous validerez la création des relances.

Vous pouvez, sur chaque Tiers, dans l’onglet « Relances factures » suivre l’ensemble des relances effectuées. Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées sur les factures du client, quel que soit le statut des factures (même payées). Vous aurez ainsi un réel historique des relations avec ce client.

Une indication sur la fiche Tiers vous permet également de connaitre la date de la dernière relance envoyée en un coup d’œil :

Vous pouvez suivre l’ensemble des relances effectuées depuis les tableaux récapitulatifs. Ceux-ci sont présents à différents endroits selon ce que vous souhaitez suivre :
– Suivi général de toutes les relances de factures effectuées
– Suivi par client
– Suivi par facture

Le suivi par facture

Rendez-vous sur la facture concernée, onglet « Relance ». Les relances réalisées sont accessibles ici quel que soit le statut de la facture (même lorsque celle-ci est payée). Cela permet de conserver l’historique.

Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées avec, pour chacune, les informations suivantes :
– Id de la relance
– Nom du client
– Facture concernée
– Note : commentaires sur la relance réalisée
– Niveau de la relance
– Utilisateur : la personne ayant réalisé la relance
– Date : date à laquelle la relance a été réalisée
– Date prochaine relance : date indiquée par l’utilisateur pour relancer de nouveau le client si le devis n’est pas clôturé
– Fichier : la relance en version PDF

Le suivi par client
Rendez-vous sur le client concerné, onglet « Relance factures ». Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées sur les factures du client, quel que soit le statut des factures (même payées). Vous aurez ainsi un réel historique des relations avec ce client.

Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées avec, pour chacune, les informations suivantes :
– Id de la relance
– Nom du client
– Facture concernée
– Note : commentaires sur la relance réalisée
– Niveau de la relance
– Utilisateur : la personne ayant réalisé la relance
– Date : date à laquelle la relance a été réalisée
– Date prochaine relance : date indiquée par l’utilisateur pour relancer de nouveau le client si le devis n’est pas clôturé
– Fichier : la relance en version PDF

Le suivi général des relances en cours
Rendez-vous dans le menu « Compta/Tréso » puis « relance facture ».
Vous verrez ainsi un tableau de bord présentant l’ensemble des relances en cours. Il s’agit de présenter les relances réalisées sur les factures qui ne sont toujours pas payées. Vous aurez ici l’état des lieux à l’instant T.
Pour l’ensemble des relances effectuées sur les factures impayées en cours, vous pourrez voir les informations suivantes :
– Id de la relance
– Nom du client
– Facture concernée
– Note : commentaires sur la relance réalisée
– Niveau de la relance
– Utilisateur : la personne ayant réalisé la relance
– Date : date à laquelle la relance a été réalisée
– Date prochaine relance : date indiquée par l’utilisateur pour relancer de nouveau le client si le devis n’est pas clôturé
– Fichier : la relance en version PDF

Vous pourrez décider qui peut utiliser cette fonctionnalité ou non dans les droits utilisateurs. Pour chaque utilisateur, rendez-vous sur sa fiche, dans l’onglet « Permissions » et activer/désactiver les droits liés à ce module.

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