Assurez le suivi de vos impayés grâce à ce module Dolibarr. Créez facilement et rapidement des relances mails ou des courriers de relance facture impayée sur-mesure, avec 3 niveaux différents. Un seul clic suffit pour toutes les factures impayées (création massive ou individuelle au choix).
Ce module vous permet de créer des relances de facture impayées de façon individuelle ou massive. Cette documentation vous permet d’appréhender toutes les possibilités du module et de son paramétrage.
Les courriers de relance
Un courrier de relance est composé d’une lettre type et de la facture concernée. La lettre rappelle la facture, la date d’échéance, le montant dû, … Les lettres sont différentes selon le niveau de relance. Celles-ci sont paramétrables.
La facture jointe comporte la mention « Rappel » ou « Mise en demeure ».
Les emails de relance
Un email de relance est composé d’un texte type et de la facture concernée en pièce jointe. Le texte rappelle la facture, la date d’échéance, le montant dû, … Les textes sont différents selon le niveau de relance. Ceux-ci sont paramétrables.
Les niveaux de relance
Le module permet de réaliser des relances de factures selon 3 niveaux différents :
– Relance simple
– Rappel suite à une première relance
– Mise en demeure
Il s’agit des 3 niveaux classiquement utilisés en entreprise, allant de la simple relance à une relance ferme et officielle. Que ce soit par courrier ou par mail, nous vous proposons des modèles pour ces 3 relances que vous pourrez changer dans le paramétrage du module.
Les factures impayées
Le module prend en compte, dans les factures à relancer, l’ensemble des factures qui ne sont pas marquée comme « payées » (statut payé).
Vous souhaitez relancer une facture impayée. Pour cela, trois possibilités :
– Relancer une facture depuis la fiche facture
– Relancer une facture depuis la fiche client
– Relancer une facture depuis le menu « Relance facture » (dans « Compta/Treso »)
Accès depuis le menu « Relance facture »
Rendez-vous dans le menu « Compta/tréso » puis « Relance facture ». Vous pouvez utiliser le lien « Nouvelle relance » dans le menu ou utilisez le bouton « Ajouter » sous le tableau récapitulatif des relances réalisées.
Accès depuis la fiche facture
Rendez-vous dans l’onglet « Relance » de votre fiche facture puis utilisez le bouton « Ajouter » sous le tableau récapitulant les relances déjà réalisées. En choisissant cette solution, la facture concernée sera déjà pré-remplie dans le formulaire de création d’une relance.
Accès depuis la fiche client
Rendez-vous dans l’onglet « Relance facture » de votre fiche client puis utilisez le bouton « Ajouter » sous le tableau récapitulant les relances déjà réalisées auprès de ce client. En choisissant cette solution, la liste déroulante des factures impayées dans le formulaire de création d’une relance ne contiendra que les factures du client concerné.
Créer la relance
Vous devrez simplement compléter les informations suivantes :
– Facture : à choisir dans la liste déroulante si celle-ci n’est pas déjà indiquée
– Note : commentaires sur la relance réalisée (exemple : « Ai appelé la comptable. Pas de réponse. Envoi relance simple ce jour»)
– Niveau de relance : choisissez le niveau de relance à faire
– Date de prochaine relance : Choisissez la date à laquelle il faudra relancer le client si la facture n’est pas encore payée
– Envoyer la relance par email : cochez la case si vous souhaitez que la relance se fasse par mail
Il vous suffit enfin de valider grâce au bouton « Ajouter ».
En cas de relance par courrier
Si vous avez choisi d’envoyer la relance par courrier (en ne cochant pas l’envoi par email), un fichier sera créé lorsque vous aurez ajouté la relance. Ce fichier est accessible sur la liste des relances réalisées : tableau du menu « Relance factures » dans « Compta/Tréso » ou dans l’onglet « Relance » de la fiche facture ou encore dans l’onglet « relance facture » de la fiche client.
Vous devrez alors cliquer sur le pdf en bout de ligne et l’imprimer.
En cas de relance par email
Si vous avez choisi d’envoyer la relance par email, celle-ci se fera automatiquement lorsque vous ajouterez la relance. Elle est envoyée à l’email de référence de l’entreprise.
Si vous n’avez pas défini d’email pour un client, un message apparaitra vous précisant qu’il n’est pas possible de faire cette relance par mail, faute d’adresse email renseignée. Vous pourrez alors enregistrer un email et refaire votre relance ou bien créer la relance par courrier.
Rendez-vous dans le menu « Compta/tréso » puis « Relance massive » (dans le menu « Relance facture »).
Vous arrivez sur la page de création de relance massive. C’est ici que vous choisissez ici les factures à relancer parmi la liste des factures impayées qui s’affichent, ainsi que le niveau de relance et le mode d’envoi (email ou courrier).
Pour vous aider, de nombreuses informations à propos des factures impayées s’affichent :
– Les informations concernant la facture : numéro, client, montant, date d’échéance et créance
– Les informations concernant la dernière relance réalisée (s’il y a en a eu une) : date de la dernière relance, niveau, commentaires, date prévue de prochaine relance
Pour chaque facture à relancer, un niveau de relance est sélectionné par défaut (que vous pouvez modifier grâce à la liste déroulante). Ce niveau présélectionné correspond au niveau supérieur à la dernière relance réalisée. Si aucune relance n’a été faite, ce sera alors le premier niveau qui sera proposé, à savoir relance simple.
Pour les factures que vous souhaitez relancer, vous devrez cocher « par courrier » ou « par email » (les deux dernières colonnes), selon le mode choisi. S’il n’y a pas d’email de référence pour le client, un symbole apparaitra, vous empêchant de sélectionner ce mode de relance.
Pour aller plus vite, vous pourrez utiliser « Tous courriers » ou « tous emails » permettant de cocher automatiquement toutes les factures à relancer avec ce mode de relance.
Lorsque vous avez terminé, il vous suffit d’utiliser le bouton « relance automatique » pour créer toutes vos relances de factures.
En cas de relance par courrier
Si vous avez choisi d’envoyer des relances par courrier, un fichier sera créé, regroupant l’ensemble des relances (un courrier et la facture pour chaque relance facture). Ce fichier est accessible sur la liste des relances réalisées : tableau du menu « Relance facture » dans « Compta/Tréso » ou dans l’onglet « Relance » de la fiche facture ou encore dans l’onglet « relance facture » de la fiche client. Vous devrez alors cliquer sur le PDF en bout de ligne et l’imprimer.
En cas de relance par email
Si vous avez choisi d’envoyer des relances par email, celles-ci se feront automatiquement lorsque vous validerez la création des relances.
Vous pouvez suivre l’ensemble des relances effectuées depuis les tableaux récapitulatifs. Ceux-ci sont présents à différents endroits selon ce que vous souhaitez suivre :
– Suivi général de toutes les relances effectuées
– Suivi par client
– Suivi par facture
Le suivi par facture
Rendez-vous sur la facture concernée, onglet « Relance ». Les relances réalisées sont accessibles ici quel que soit le statut de la facture (même lorsque celle-ci est payée). Cela permet de conserver l’historique.
Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées avec, pour chacune, les informations suivantes :
– Id de la relance
– Nom du client
– Facture concernée
– Note : commentaires sur la relance réalisée
– Niveau de la relance
– Utilisateur : la personne ayant réalisé la relance
– Date : date à laquelle la relance a été réalisée
– Date prochaine relance : date indiquée par l’utilisateur pour relancer de nouveau le client si le devis n’est pas clôturé
– Fichier : la relance en version PDF
Le suivi par client
Rendez-vous sur le client concerné, onglet « Relance facture ». Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées sur les factures du client, quel que soit le statut des factures (même payées). Vous aurez ainsi un réel historique des relations avec ce client.
Vous verrez ainsi l’ensemble des relances effectuées avec, pour chacune, les informations suivantes :
– Id de la relance
– Nom du client
– Facture concernée
– Note : commentaires sur la relance réalisée
– Niveau de la relance
– Utilisateur : la personne ayant réalisé la relance
– Date : date à laquelle la relance a été réalisée
– Date prochaine relance : date indiquée par l’utilisateur pour relancer de nouveau le client si le devis n’est pas clôturé
– Fichier : la relance en version PDF
Le suivi général des relances en cours
Rendez-vous dans le menu « Compta/Tréso » puis « relance facture ». Vous verrez ainsi un tableau de bord présentant l’ensemble des relances en cours. Il s’agit de présenter les relances réalisées sur les factures qui ne sont toujours pas payées. Vous aurez ici l’état des lieux à l’instant T.
Pour l’ensemble des relances effectuées sur les factures impayées en cours, vous pourrez voir les informations suivantes :
– Id de la relance
– Nom du client
– Facture concernée
– Note : commentaires sur la relance réalisée
– Niveau de la relance
– Utilisateur : la personne ayant réalisé la relance
– Date : date à laquelle la relance a été réalisée
– Date prochaine relance : date indiquée par l’utilisateur pour relancer de nouveau le client si le devis n’est pas clôturé
– Fichier : la relance en version PDF
Gérer les textes des relances
Si vous souhaitez modifier les textes par défaut des lettres et/ou des emails, rendez-vous dans la configuration du module (Menu Configuration > Modules). Vous verrez alors l’ensemble des textes que vous pourrez modifier comme vous le souhaitez. Vous disposez de champs automatiques que vous pouvez utiliser dans vos courriers.
Date de prochaine relance
Vous pouvez choisir le nombre de jours par défaut pour la prochaine relance. De base, celui-ci est paramétré à +15 jours. Rendez-vous dans la configuration du module (Menu Configuration > Modules) et compléter le champ « Nombre de jours par défaut pour la prochaine relance » de la façon suivante : « + 15 days » pour 15 jours.
Nous vous proposons d’autres modules Dolibarr pour vous permettre de gagner du temps et d’optimiser l’utilisation quotidienne de votre logiciel de gestion d’entreprise.
Nous vous proposons aussi de l’accompagnement et différentes formations autour de Dolibarr (débuter avec Dolibarr, maîtriser Dolibarr, développer sur Dolibarr, la comptabilité sur Dolibarr…). Pour mieux maîtriser les fonctionnalités de Dolibarr, vous pouvez trouver nos formations adaptées et sur mesure, directement sur notre site www.ma-formation-dolibarr.com (Organisme certifié Qualiopi par l’AFNOR – catégorie actions de formation).
