Le module « Litiges & Recouvrement avec LegalCity » vous permet de gérer facilement vos litiges dans Dolibarr et de lancer des procédures de recouvrement directement depuis votre interface.
Il s’adresse aux entreprises souhaitant :
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Identifier rapidement les factures ou commandes en litige,
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Centraliser toutes les informations liées à un litige (produits concernés, échanges internes, relances…),
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Et transmettre en un clic un dossier à la plateforme LegalCity pour déclencher une procédure de recouvrement amiable ou judiciaire.
Simple à utiliser, directement intégré à Dolibarr, ce module vous aide à suivre chaque litige de A à Z, tout en facilitant les démarches juridiques pour récupérer vos créances.
LegalCity est une legaltech française spécialisée dans le recouvrement de créances B2B. Elle propose un service complet, 100 % en ligne, pour traiter rapidement et efficacement les impayés clients.
Pourquoi LegalCity ?
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Zéro avance de frais : vous ne payez qu’en cas de succès du recouvrement.
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Recouvrement amiable et judiciaire géré par des experts du droit.
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Démarches 100 % digitales, depuis la transmission du dossier jusqu’à la décision judiciaire.
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Gain de temps : votre dossier peut être envoyé à LegalCity en moins de 5 minutes.
Le module « Litiges & Recouvrement avec LegalCity » centralise toute la gestion de vos litiges clients dans Dolibarr, depuis la déclaration d’un litige jusqu’à la procédure de recouvrement. Il vous permet de :
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Identifier facilement les éléments en litige : Depuis vos factures, vous pouvez signaler en un clic un litige. Ces éléments sont ensuite automatiquement marqués comme « en litige » pour un meilleur suivi.
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Suivre chaque litige et enregistrer toutes les informations : Pour chaque dossier, vous pouvez ajouter une description, indiquer les produits concernés, planifier des relances, et consigner vos échanges internes. Tout est tracé dans Dolibarr pour un suivi clair et complet.
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Accéder à des statistiques utiles : Le module vous aide à prendre du recul : produits les plus litigieux, clients les plus concernés, fréquence des litiges… Ces données vous aident à identifier des axes d’amélioration dans votre activité.
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Transmettre un dossier à LegalCity en un clic : Quand un litige devient un impayé, vous pouvez lancer une procédure de recouvrement directement depuis Dolibarr. Il vous suffit de compléter quelques informations, et la facture est transmise automatiquement à LegalCity.
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Suivre l’état d’avancement côté LegalCity : Une fois le dossier transmis, vous pouvez suivre son évolution (prise en charge, relance, clôture…) directement depuis Dolibarr. Plus besoin de vous connecter à une autre interface : tout est centralisé.
Avant d’utiliser le module vous devez le configurer dans la partie « Administrateur ».
Pour cela, rendez-vous dans « Configuration » > « Modules/Applications » > « Gestion des Litiges »
Dans l’onglet « Paramètres », vous avez la possibilité de choisir les documents commerciaux sur lesquels vous souhaiter activer la « Gestion des litiges »
Attention : Pour activer la fonctionnalités de « Recouvrement LegalCity » vous devez activer le paramètre « Activer la gestion des litiges sur les factures clients »
Poursuivez la configuration du module en cliquant sur l’onglet « LegalCity » :
Dans cette partie, 2 cas sont possibles :
- Vous n’êtes pas client LegalCity : Cliquez sur « Créer mon compte »
- Vous êtes déjà client LegalCity : Cliquez sur « Connecter mon compte »
CAS 1 – Vous n’est pas client LegalCity :
Complétez le formulaire d’inscription avec vos informations.
Puis cliquez sur « Créer mon compte LegalCity » (Ces informations seront transmises à LegalCity pour créer votre compte sur la plateforme)
Vous allez recevoir sur votre boîte mail, un mot de passe temporaire pour vous permettre de vous connecter à votre compte LegalCity. (Mot de passe temporaire à modifier sous 15 jours)
CAS 2 – Vous êtes déjà client LegalCity :
Complétez votre « Email utilisateur » puis cliquez sur « Connecter votre compte LegalCity »
Pour finaliser la configuration du module, vous devez configurer les « Travaux planifiés » sur votre Dolibarr.
Pour cela rendez-vous dans « Configuration » > « Modules/Applications » > « Travaux planifiés » : Activez le module
La ligne « LegalCity statuts » doit apparaître dans vos « Travaux planifiés » au statut « Programmé » :
(Vous pouvez cliquez sur « Lancer maintenant » si vous souhaitez forcer l’appel API avant la fréquence définie)
Votre module est maintenant correctement configuré ! Vous pouvez commencer à déclarer vos litiges dans votre ERP/CRM Dolibarr
Pour déclarer un litige, rendez-vous dans votre listing de facture et sélectionnez la facture concernée par le litige :
Puis cliquez sur le bouton « Déclarer comme litige » pour changer le statut de votre facture :
Le statut de la facture reste inchangé, mais une nouvelle indication « Litige » apparaît à côté, permettant de savoir qu’un litige est présent sur cette facture.
Vous découvrirez également un nouvel onglet « Suivre le litige » sur la fiche facture, avec différentes actions possibles :
1/ Dans la « Liste des produits litigieux », vous allez pouvoir sélectionner les produits concernés, ou bien sélectionner l’ensemble du montant de la facture. (Par défaut, c’est l’ensemble du montant de la facture qui est déclaré comme « En litige »)
2/ Le bouton « Modifier » vous permet d’ajouter une description à votre litige, ainsi qu’une date de relance créant un rappel sur votre interface d’accueil de Dolibarr.
3/ Le bouton « Ajouter un message » vous permet d’ajouter un message au suivi du litige si une action a été réalisée, par exemple : Relance faite par mail.
4/ Et enfin, le bouton « Ouvrir un recouvrement LegalCity » vous permet d’envoyer votre facture en recouvrement au service LegalCity.
Le recouvrement LegalCity
Une fois votre recouvrement LegalCity ouvert via votre interface Dolibarr, les informations de votre « dossier LegalCity » apparaîtront sur votre fiche (REF du recouvrement, Lien vers le recouvrement, REF du créancier, REF du débiteur, Montant total de la facture litigieuse) :
Visualiser les litiges en cours
Pour visualiser les litiges en cours, vous pouvez utiliser différentes façons :
• Liste des litiges d’un Tiers depuis l’onglet « Liste des litiges » de la fiche Tiers
• Filtre « Litige » depuis les listings de devis, commandes, factures, …
Suivre un recouvrement LegalCity
Pour suivre l’avancement d’un litige déclaré à LegalCity, rendez-vous sur votre facture concernée, puis dans l’onglet « Suivi litige » vous trouverez un déroulé de messages vous indiquant les différentes actions menées par LegalCity.
Attention !
Si vous souhaitez communiquer des informations à LegalCity sur votre litige, vous devrez obligatoirement passer par votre interface LegalCity (Cliquez sur « Lien vers le recouvrement »)
Un bouton « Clôturer le litige » sur la fiche de la facture client ou dans l’onglet « Suivre le litige » permet de mettre fin au litige.
Attention ! La clôture via votre interface Dolibarr ne transmet pas l’information à LegalCity. Pour informer LegalCity d’une clôture ou de quelconque information, veuillez utiliser le « Lien vers le recouvrement » pour accéder à votre interface LegalCity !
