Le module Dolibarr permet de suivre la gestion des litiges (clients et/ou fournisseurs) : les identifier facilement, assurer le suivi jusqu’à la résolution.
Fonctionnement général
Le module permet la gestion des litiges avec les clients et/ou les fournisseurs selon 3 objectifs principaux :
– Identifier facilement les Tiers ou éléments en litige (factures, commandes, …)
– Assurer un suivi de chaque litige et enregistrer toutes les informations dans Dolibarr (pour assurer également la traçabilité)
– Avoir quelques données statistiques pour permettre de vérifier un produit qui engendrerait beaucoup de litiges, un fournisseur qui serait peu fiable…
Une gestion de droits utilisateurs est intégrée dans le module pour permettre une gestion optimale des processus internes au sujet des litiges clients/fournisseurs.
Paramétrage administrateur
Dans la partie “Configuration Modules/Applications” de Dolibarr, il est possible de personnaliser les choix d’utilisation de votre module.
Déclarer un litige
Nous prendrons ici l’exemple d’une facture client, mais le process est identique quel que soit l’élément. Pour ouvrir/déclarer un litige, vous devez donc utiliser le bouton « Déclarer comme litige » présent sur la fiche :
Le statut de la facture reste inchangé, mais une nouvelle indication apparait à côté, permettant de savoir qu’un litige est présent sur cette facture. Vous découvrirez également un nouvel onglet « Suivre le litige » sur la fiche facture :
Vous devrez ensuite vous rendre dans l’onglet « Suivre le litige » pour y indiquer les détails du litige et plus particulièrement :
• La description
• Le/les produits/services concernés
• Une éventuelle date de relance
Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur l’onglet dédié et d’utiliser le bouton « Modifier » pour apporter vos précisions :
Renseignez ensuite les différents champs nécessaires, avant d’enregistrer :
Vous pourrez aussi préciser le/les produits/services concernés par le litige, grâce à la partie de droite « Liste des produits litigieux ».
Il vous suffit de rechercher, dans la liste déroulante (liste reprenant les produits/services de la facture litigieuse), le ou les produits/services concernés et d’indiquer la quantité avant de l’ajouter grâce au bouton « + ».
Le suivi des litiges
Visualiser les litiges en cours
Pour visualiser les litiges en cours, vous pouvez utiliser différentes façons :
• Liste des litiges d’un Tiers depuis l’onglet « Liste des litiges » de la fiche Tiers
• Filtre « Litige » depuis les listings de devis, commandes, factures, …
Les messages de suivi d’un litige
Depuis l’onglet « Suivre le litige », vous pourrez indiquer des messages, qui resteront internes, mais permettront de suivre l’avancement autour de ce litige.
Les relances prévues et leur suivi
Afin d’assurer un suivi optimal. Un widget, sur la page d’accueil de votre Dolibarr, vous permet de visualiser les prochaines relances de litige à réaliser. Il vous suffit d’ajouter une date de relance dans l’onglet « Suivre le litige » pour le voir apparaître dans votre tableau de bord.
Clôturer un litige
Un bouton « Clôturer le litige » sur la fiche de la facture client ou dans l’onglet « Suivre le litige » permet de mettre fin au litige.
Une fois cloturé, le module retirera toutes les notions « En litige » et toutes les fonctionnalités associées.
Nous vous proposons d’autres modules Dolibarr pour vous permettre de gagner du temps et d’optimiser l’utilisation quotidienne de votre logiciel de gestion d’entreprise.
Nous vous proposons aussi de l’accompagnement et différentes formations autour de Dolibarr (débuter avec Dolibarr, maîtriser Dolibarr, développer sur Dolibarr, la comptabilité sur Dolibarr…). Pour mieux maîtriser les fonctionnalités de Dolibarr, vous pouvez trouver nos formations adaptées et sur mesure, directement sur notre site www.ma-formation-dolibarr.com (Organisme certifié Qualiopi par l’AFNOR – catégorie actions de formation).
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