Documentation module « Dédoublonnage de Tiers »

Le module « Dédoublonnage de Tiers » permet de voir les doublons de Tiers présents en base de données et de les dédoublonner facilement.

Le module Dolibarr permet d’afficher la liste des doublons de tiers détectés dans un menu « Dédoublonnage de tiers » dédié.

Afin de rechercher les doublons, le module permet de définir les champs à comparer (exemple SIRET de l’entreprise). Plusieurs champs sont possibles et cumulatifs. Ils sont présentés dans l’admin du module, sous forme de case à cocher. 

L’interface de dédoublonnage affiche sous forme de liste les tiers en doublon en présentant pour chacun diverses informations permettant de choisir lequel conserver et lequel fusionner. Exemple d’information : Nom, adresse, SIRET, statut, date de dernière modification du tiers, date de dernière facture, …
Un bouton permet alors de choisir le tiers à conserver et fusionnera le second avec. Vous pourrez également choisir de conserver les 2 en l’état.

Le module vérifie également lors de chaque création d’un nouveau tiers si un autre, semblable, n’existe pas déjà (sur la base des champs à comparer saisis en admin). Il alerte alors l’utilisateur.

Pour choisir les champs de dédoublonnage, vous devrez vous rendre en administration du module. Pour cela, vous devrez vous rendre dans la configuration du module (Menu Configuration > Modules > Dédoublonnage de Tiers).

Il vous suffit de cliquer sur « Modifier » puis de cocher la case face aux champs que vous souhaitez comparer. Une fois sélectionnés, validez votre choix avec le bouton « Enregistrer ».

Le module recherche dans la base de données les Tiers en doublon = tiers identiques sur le/les champs sélectionnés.

Afin d’optimiser votre dédoublonnage, le module applique un traitement sur les champs choisis lors de la recherche. Grâce à celui-ci, le module comparera deux noms de tiers sans tenir compte de la casse par exemple ou les numéros de téléphone sans tenir compte des espaces ou des séparateurs entre les chiffres par exemple.

Pour consulter la liste des Tiers doublons, vous devrez vous rendre dans le menu Outils de votre Dolibarr.

Rendez-vous dans le menu « Dédoublonnage de Tiers ». Vous verrez alors la liste des doublons et pourrez choisir l’action à réaliser.

N.B : Le chargement de la page peut être long selon la taille de votre base de données (le nombre de
tiers enregistrés).

Pour deux Tiers considérés comme doublon (Tiers A et Tiers B), vous pourrez choisir :
– De conserver A et de fusionner B avec
– De conserver B et de fusionner A avec
– De conserver les 2 Tiers, qui seront considérés alors comme « non doublon »

Lors de la fusion du Tiers B vers le Tiers A (= je conserve le Tiers A), le module permet de :
– Conserver toutes les informations de A
– Mettre à jour A avec des informations présentes dans B (mais non présentes dans A)
– Ajouter à A les éventuelles catégories rattachées à B
– Ajouter à A les éventuels devis, commandes, factures, …. de B

Le module utilise la fonctionnalité de fusion de Dolibarr.

Lorsque vous signalez que deux tiers ne sont pas doublons (en cliquant sur le bouton « non doublons » de l’interface), des données sont enregistrées dans une liste à part. Cette liste est accessible depuis le menu Outils > Voir les doublons conservés.

Vous y verrez l’ensemble des paires de Tiers que vous avez déclarées comme « non doublons ». Ainsi, le module ne vous les propose plus comme doublon potentiel dans l’interface de dédoublonnage.

Vous pourrez, si vous le souhaitez, effacer cette indication en supprimant la ligne de la liste. Pour cela, il vous suffit de cocher la ligne concerné puis d’utiliser la liste déroulante d’actions en haut du listing.

Vous pourrez choisir les utilisateurs qui auront le droit d’agir sur ce module, selon leurs droits utilisateurs, enregistrés dans la fiche utilisateur.

Pour y accéder, rendez-vous dans Accueil > Utilisateurs & Groupes > Utilisateurs puis dans l’onglet « Permissions » de la fiche de l’utilisateur concerné.

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