Dolibarr : logiciel en conformité NF525

Ce que nous dit la loi de finances NF525

La loi de finances 2016 (l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015), et plus particulièrement la NF525, va entrer en vigueur le 1er janvier 2018. Elle concerne la grande majorité des entreprises françaises et entraînent des changements dans leur façon de gérer et d’enregistrer leurs factures, règlements clients, …

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et travaillant avec des particuliers (même occasionnellement) devront, dès 2018, enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.
Devient alors obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Dolibarr et la norme NF525

Dolibarr est un logiciel de gestion et un logiciel de caisse pour entreprises et associations. Il est donc concerné par cette nouvelle norme NF525 et doit répondre aux exigences.

Bonne nouvelle : en utilisant Dolibarr, vous pouvez obtenir votre attestation individuelle et ainsi être en règle avec la nouvelle législation française.

Certificat et attestation de logiciel de gestion

le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :
– soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ;
– soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné.

Dolibarr  est déjà attestable et sera très prochainement certifié par un organisme accrédité NF525.

Les obligations pour votre logiciel de gestion d’entreprise

Les agents de l’administration fiscale ayant au moins le grade de contrôleur peuvent intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée
La loi prévoit désormais l’obligation d’utiliser un logiciel de gestion et/ou un logiciel de caisse certifié ou attesté (loi mise en place dans le cadre de la lutte contre la fraude).
Plus concrètement, les entreprises ne pourront plus créer leurs factures sur Excel par exemple, ou enregistrer les paiements reçus via un tableur. Elles devront s’équiper d’un logiciel ou système de gestion d’entreprise permettant de garantir qu’aucune fraude, qu’aucune modification de facture, suppression d’un règlement, … n’est possible.

Obligation de justification du respect de ces conditions
L’entreprise devra justifier de la conformité de son logiciel à l’aide d’un certificat ou d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur ou un professionnel.

Obligations et amendes en cas de non-respect

Les entreprises concernées auront maintenant l’obligation d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés ou attestés.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Le droit de contrôle en matière de détention de logiciels de comptabilité ou de gestion ou de systèmes de caisse est fixé par la loi : les agents de l’administration fiscale peuvent intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée.

Le cas des logiciels Open Source comme Dolibarr

La loi inclut bien évidement les logiciels libres tel que Dolibarr. Elle entend par logiciel libre : « un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Ces libertés permettent aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d’altérer le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage ».

Ces logiciels étant par définition modifiables, l’entreprise qui en utilise un doit être en mesure de prouver que le logiciel utilisé n’a pas été modifié/détourné et qu’il répond bien aux exigences de la loi.
Lorsque le logiciel ou système est conçu de manière ouverte pour permettre son adaptation aux besoins spécifiques des clients, on entend par « éditeur » qui peut valablement demander la certification ou fournir l’attestation individuelle :
– soit le concepteur d’origine du logiciel ou système lorsque les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données sont respectées par le logiciel ou système conçu à l’origine par cette personne et qu’aucun des paramètres permettant le respect de ces conditions ne peut être modifié par d’autres intervenants que ce concepteur ;
– soit le dernier intervenant ayant paramétré le logiciel ou système lorsque son intervention a eu pour objet ou effet de modifier un ou des paramètres permettant le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données

Rendre mon Dolibarr conforme

Dans sa dernière version 6, Dolibarr ne respecte pas encore la totalité des exigences de la loi de finances en matière d’inaltérabilité, sécurité, … des données de facturation et de règlements.
Vous devez donc le rendre conforme avant d’obtenir une attestation. Pour cela, vous pouvez télécharger notre module de conformité légale pour Dolibarr ou nous contacter pour une étude personnalisée.

Dans sa version 7, Dolibarr est attestable plus facilement. Pour obtenir votre attestation de conformité NF525, c’est ici.

Comment obtenir mon attestation pour Dolibarr

Vous pouvez donc demander une attestation individuelle que vous devrez conserver et présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle.
Dolibarr étant un logiciel libre (et donc modifiable) et sur lequel vous pouvez ajouter des modules externes, nous devrons vérifier votre version de Dolibarr afin de pouvoir vous délivrer votre attestation individuelle.
Nous attesterons votre version actuelle. Cette attestation sera valable jusqu’à modification majeure de votre Dolibarr comme une migration vers une version majeure supérieure ou l’ajout de modules externes touchant au système de facturation ou de règlements par exemple. Nous vous délivrerons sur demande une nouvelle attestation après ces modifications majeures.

Pour un Dolibarr version 7 ou + : faire attester mon Dolibarr
Pour un Dolibarr version 6 ou antérieure : contactez-nous

Dolibarr version 7

Dans sa version actuelle (version  7), la sécurité est renforcée et facilite la délivraison d’une attestation par nos soins. Attention, cette version n’est pas encore certifiée mais elle est attestable par nos soins de façon plus simple et plus rapide.

Il faudra attendre encore pour profiter de la future version certifiée de Dolibarr ; Un organisme externe dédié validera la future version et délivrera la certification NF525. Vous pourrez alors la télécharger. Celle-ci sera valable tant que vous ne modifiez pas Dolibarr (côté code ou par l’ajout de modules externes). Sinon, vous devrez tout de même demander votre attestation individuelle, attestant la conformité de votre version personnelle de Dolibarr.

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